Deuxième article de notre dossier thématique consacré à l’efficacité opérationnelle et la réduction des coûts. Après avoir posé les 10 questions clés à adresser, voyons désormais les approches méthodologiques à adopter.
Sommaire
De (très) nombreuses méthodologies autour de l'efficacité opérationnelle
Il existe de nombreuses méthodes possibles autour de l’efficacité et/ou des coûts (Zero-Based Budgeting, Benchmark, Activity-Based costing, Total Costs of Ownership , Process Mapping, Value Chain Analysis , Process Mining, etc.). Elles sont plus ou moins :
- complexes
- coûteuses : consultants, mobilisation équipe internes, accès aux données, etc.,
- rapides et adaptées au contexte précis : organisation, situation financière, urgence, stratégie définie ou en cours de définition..
Un choix de méthodologie qui dépend d'abord du contexte
Par expérience, le choix de ces méthodologies dépend grandement du contexte et donc des principes directeurs évoqués (urgence, cible top down déjà donnée, etc.), mais aussi de l’applicabilité (données disponibles, méthodes de contrôle de gestion, etc.) et de l’utilité relative compte tenu des données et des analyses déjà effectuées.
Efficacité opérationnelle doit (continuer) de rimer avec performance
Par exemple, un benchmark IT peut être utile si les indicateurs sont comparables. Cependant, comparer la productivité opérationnelle peut s’avérer complexe en raison des différences dans les modèles organisationnels, l’allocation des coûts entre les entreprises, la répartition et la nature des frais de distribution, etc.
Et si un benchmark léger permet de se situer pour aborder le sujet on peut faire (toute proportions gardées) un parallèle avec l’IMC.
La gestion des coûts d’une entreprise peut en effet être comparée à l’IMC d’une personne. Si l’IMC est trop élevé, cela indique un excès, dangereux pour la santé ; trop bas, il reflète un manque de ressources pour fonctionner correctement.
De la même façon, une entreprise doit surveiller ses coûts : trop de dépenses freinent sa compétitivité, mais des coupes trop importantes peuvent l’affaiblir.
Les leviers pour ajuster ces coûts, comme ceux pour réguler l’IMC (alimentation, exercice, rythmes…), sont globalement connus, mais l’essentiel est de les appliquer de manière appropriée, réfléchie et durable, en se focalisant sur ceux qui sont les plus à même d’être mis en œuvre, pour maintenir l’entreprise performante et équilibrée sur le long terme. Et parfois, se faire aider peut-être utile !
L'approche "légère" rapidement actionnable et adaptable
Une approche « légère », actionnable rapidement et adaptable au contexte consiste à panacher deux types d’analyse centrées sur votre propre entreprise, une première centrée sur les leviers, une seconde centrée sur l’évolution de votre performance.
Dans un premier temps on va se focaliser sur “la maturité de mise en oeuvre des leviers” d’optimisation (potentiel restant, applicabilité, niveau investissements additionnels, désirabilité…). Sur la base d’une liste de leviers spécifiques aux fonctions / processus analysés et se poser les questions suivantes pour chacun d’entre eux :
- Le levier a-t-il été utilisé ? si non, pourquoi ? (pas adapté, compétences, budgets, maturité,…)
- Comment a-t-il été mis en œuvre ? Quels résultats ? Peut-il être étendu, approfondi ?
- Quel niveau d’investissement supplémentaire requis pour atteindre le plein potentiel ? Disposons-nous des compétences existantes ?
- Quel impact additionnel espérer ? Quelle acceptabilité du levier (ex near ou offshoring) ?
- Quel impact sur la qualité de services ? Perturbations temporaires, risques à long terme…Est-ce maîtrisable ?
- ...
Objectiver les impacts en analysant l'historique des KPI
En parallèle on va observer les tendances de performance interne et objectiver les impacts (objectivation « interne ») obtenus en analysant un historique des KPIs de performance reconnus par tous et cohérents avec le découpage retenu pour analyser les leviers (marchés, fonctions, processus), autant que possible.
Les KPIs retenus reflètent de façon effective l’évolution de la maîtrise coûts / productivité / qualité de service selon l’organisation, et les périmètres que l’on souhaite adresser ; on les mesure dans le temps en les mettant en regard des projets / investissements passés, et des leviers mis en œuvre pour avoir une première vision de l’impact généré.
Les bénéfices de cette approche
En fonction de l’objectif du projet, du temps requis, du budget disponible la philosophie de cette approche est donc de mettre en regard rapidement ces deux analyses pour définir les axes prioritaires, les potentiels et là ou nécessaire entrer dans une vision détaillée.
Il faut donc calibrer les leviers considérés et le niveau de détail considéré pour chacun d’entre eux.
Les clés de la réussite d'un programme d'efficacité opérationnelle
Bien sûr, d’autres méthodologies peuvent être utilisées et panachées pour définir une approche spécifique et adaptée, car l’important est bien de mettre en œuvre une approche la plus cohérente possible avec les principes directeurs fixés au programme, mais aussi avec la culture, l’historique sur le sujet et les enjeux de l’entreprise.
Quels que soient les leviers et actions retenus, un projet de ce type est aussi l’occasion de pousser les feux de la créativité pour faire émerger des idées nouvelles sur le modèle métier, les offres et les produits. Retenus ou pas dans le programme, elles peuvent aussi infuser d’autres pans de votre stratégie.
En somme, la réussite d’un programme d’efficacité opérationnelle repose sur une réflexion approfondie en amont, une implication forte des collaborateurs et une adaptation des méthodes aux spécificités de votre entreprise.
Chez iQo, nous sommes prêts à vous accompagner dans cette démarche pour transformer ces défis en opportunités de croissance durable.
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